Bawa Teknologi Sendiri: Pengantar
BYOT, atau "bring your own technology" – juga dikenal sebagai BYO atau "bring your own device" (BYOD) – lebih dari sekadar tren IT: Ini adalah cara hidup baru. Meskipun BYOT mungkin berasal dari eksekutif, yang sudah lama menuntut kemampuan untuk menggunakan perangkat mobile terbaru untuk bekerja, sekarang ini telah menyebar di antara karyawan lainnya, seiring dengan proliferasi smartphone dan tablet. Istilah yang sering terdengar dalam diskusi BYOT adalah "consumerization of IT." Dengan kata lain, bukan hanya geek atau eksekutif yang ingin teknologi terbaik.
Tidak lama yang lalu, karyawan senang hanya dengan memiliki telepon perusahaan. Sekarang, karyawan menjadi marah jika harus menggunakan model selain yang terbaru dan terbaik. Karena ketergantungan orang pada perangkat mobile pribadi meningkat di banyak aspek kehidupan, tidak heran jika mereka ingin bisa mengakses email dan aplikasi perusahaan tanpa harus melepaskan kenyamanan dari perangkat favorit mereka.
Bagaimanapun juga, ini adalah perangkat yang mereka pilih, nyaman digunakan, dan sudah terintegrasi dalam banyak aspek kehidupan mereka. Blackberry yang disediakan perusahaan tidak lagi memadai untuk orang yang mencintai iPhone-nya. Ini masuk akal, sehingga tidak heran banyak perusahaan memutuskan untuk mengizinkan dan mendukung BYOT.
Atau, setidaknya, itulah yang dijual oleh manajemen.
Ini semua bagus dalam teori, tetapi siapa yang akan menerima panggilan dukungan ketika versi aneh dari Android tidak bisa terhubung? Siapa yang menangani banyak perangkat dan memastikan semuanya berfungsi dengan sistem akuntansi lama dan solusi CRM berbasis cloud yang baru? Dalam praktiknya, ini tidak semudah itu.
Tetapi ini adalah kenyataan.
Ini berarti bahwa departemen IT harus menemukan cara untuk membuatnya bekerja, yang bisa menjadi tugas yang sulit ketika menghadapi hambatan unik BYOT.
Di sini, kita akan melihat BYOT, tantangan yang dihadirkannya dalam IT, dan bagaimana perusahaan dapat mulai mengimplementasikannya dengan sukses. (Juga, bagaimana BYOT akan mempengaruhi pekerja IT? Baca lebih lanjut dalam The Consumerization of IT Will Continue to Hurt Prospects for IT Workers.)
Mengapa BYOT, Mengapa Sekarang?
Sering dikatakan bahwa teknologi Web 2.0 telah mengaburkan garis antara pribadi dan pekerjaan. Ini juga berlaku di tempat kerja. Di masa lalu, banyak karyawan menggunakan komputer di tempat kerja, dan mungkin satu lagi di rumah, tetapi tidak banyak pilihan untuk menggabungkan kedua dunia ini, selain dari login ke jaringan pribadi virtual (VPN) untuk mengakses email kantor dan aplikasi desktop.
Sekarang, orang semakin melek teknologi dan mengatur banyak kehidupan mereka melalui perangkat elektronik portabel. Jadi, seiring dengan integrasi kalender pribadi, resume, dan kehidupan sosial mereka dengan perangkat mereka, banyak yang mulai melihat untuk menambahkan pekerjaan ke dalam campuran. Dan, meskipun beberapa perusahaan mungkin menyediakan smartphone untuk karyawan, banyak yang sekarang memiliki perangkat mereka sendiri. Daripada membawa dua perangkat, banyak orang lebih suka menggunakan satu – dan sebaiknya yang mereka pilih sendiri. Smartphone dan tablet terbaru juga telah menjadi cukup kuat untuk melakukan lebih dari sekadar memeriksa email perusahaan, menciptakan permintaan pengguna yang meningkat untuk kemampuan yang lebih banyak yang dapat diakses dari kantor.
Jadi, smartphone memulai tren yang dipertegas oleh tablet. Terlepas dari perdebatan tentang seberapa banyak pekerjaan yang dapat ditangani oleh iPad, perangkat ini telah mengubah lanskap komputasi. Pada intinya, iPad adalah perangkat multimedia dan hiburan. Jika ada sedikit saja kegunaan bisnis, harapkan pengguna menggunakannya sebagai pembenaran untuk membawa tablet mereka.
Perangkat Pribadi di Kantor – Mengapa Ini Menjadi Tren
Menurut Brian Duckering, manajer senior di grup Endpoint and Mobility di Symantec, masalahnya adalah departemen IT secara tradisional menolak permintaan untuk menggunakan perangkat pribadi – terlalu banyak masalah, terlalu banyak risiko. Tetapi ketika eksekutif perusahaan mulai membawa iPad ke kantor, pengendalian IT atas perangkat yang dapat digunakan oleh karyawan perusahaan mulai berubah – terutama ketika para eksekutif menyadari potensi manfaat produktivitas BYOT.
Selain smartphone dan tablet, ada dua faktor yang juga menjelaskan mengapa BYOT tidak akan hilang.
Pertama, ini adalah layanan di cloud. Ingat masa-masa ketika untuk memeriksa email, Anda perlu menghidupkan Outlook di desktop Anda atau berlari ke hotel untuk mencolokkan laptop Anda? Laptop yang dikeluarkan perusahaan masuk akal dengan aplikasi non-web-based. Tetapi saat aplikasi beralih ke format berbasis web, kebutuhan untuk apa pun selain browser sangat berkurang. (Pelajari mengapa cloud computing menjadi begitu populer dalam Cloud Computing: Why the Buzz?)
Kedua, dan sebagian karena transisi cloud, akses telah mengaburkan garis antara waktu kerja dan pribadi. Apakah ini baik atau buruk adalah perdebatan lain, tetapi karyawan umumnya diharapkan tetap terhubung untuk bagian minggu yang lebih lama, jika tidak 24/7. Jaringan sosial juga berperan – Seorang penjual mungkin berada dalam sistem CRM tetapi juga kemungkinan besar menyimpan salinan kontaknya di situs seperti LinkedIn.
Ambil tiga faktor ini: Perangkat mobile, perpindahan ke cloud, dan garis yang kabur antara kehidupan kerja dan pribadi. Mudah untuk memahami mengapa BYOT akan tetap ada – apakah orang-orang di IT menyukainya atau tidak.
Bagi IT, ini menciptakan tantangan menarik: Bagaimana mengatakan "ya" tanpa mengorbankan kemampuan BYOT untuk mengelola perangkat dan mempertahankan tingkat keamanan dan pengendalian yang tinggi. Ini sangat penting, mengingat banyak perusahaan di mana BYOT berkembang paling cepat berasal dari industri di mana keamanan data adalah kunci: Keuangan, perawatan kesehatan, pemerintah, pendidikan, dan ritel.
Mari kita lanjutkan dan belajar tentang titik awal dalam merencanakan BYOT.
Merencanakan BYOT
"Itu tidak didukung" telah menjadi alasan umum bagi departemen IT di masa lalu, tetapi juga alasan yang semakin ditolak oleh karyawan dan manajemen perusahaan. Jadi, daripada terlihat seperti penjahat kantor, banyak departemen IT terpaksa bergerak menuju strategi yang ramah BYOT.
Seperti apa strategi BYOT? Bagi banyak perusahaan, ini berfokus pada manajemen perangkat mobile (MDM), kebijakan, teknologi, dan penerapan teknologi yang aman. Menurut John Dale, manajer pemasaran produk di Fiberlink, perusahaan yang menyediakan layanan platform MDM, strategi BYOT yang kuat harus terlihat seperti ini:
Penilaian Risiko Memahami risiko yang ditimbulkan BYOT terhadap model bisnis tertentu. Sebelum menerapkan apa pun, perusahaan harus memahami apa arti sebenarnya dari mengizinkan perangkat pribadi. Langkah ini harus melibatkan diskusi dengan tim hukum perusahaan.
Membuat Kebijakan seputar BYOT Menghasilkan atau membuat kebijakan tertulis resmi tentang BYOT. Secara umum, ini harus sesuai dengan kebijakan IT dan HR perusahaan saat ini. Hal lain yang perlu dibahas di sini termasuk:
- Siapa yang akan membayar perangkat (karyawan atau perusahaan)?
- Siapa yang akan membayar data? Jika perusahaan membayar, apakah akan ada batas?
- Karyawan mana yang akan memiliki akses ke data apa di perangkat mereka, dan bagaimana mereka akan mengaksesnya?
- Bagaimana karyawan mendaftarkan perangkat mereka?
- Apa strategi keluar perusahaan untuk menghapus data perusahaan dari ponsel ketika karyawan meninggalkan perusahaan?
Mencocokkan Teknologi dengan Kebutuhan Perusahaan Ini melibatkan menentukan bagaimana BYOT akan digunakan oleh karyawan dan mengatur sistem untuk memungkinkan penggunaan ini. Bagi beberapa perusahaan, ini bisa berarti membeli platform MDM. Bagi yang lain, mungkin hanya menerapkan perangkat lunak sinkronisasi data, seperti Windows Device Management System (ActiveSync).
Menerapkan Teknologi Ini berarti menyediakan cara yang jelas untuk mengautentikasi dan mendaftarkan perangkat karyawan. Perusahaan juga harus menyediakan instruksi untuk memfasilitasi pendaftaran karyawan yang lancar.
Setelah itu, terserah IT untuk mengikuti kebijakan perusahaan dan membawa perangkat ke dalam lingkungan teknologi perusahaan.
Manfaat BYOT
Jika ada satu hal tentang BYOT yang cukup jelas, itu adalah konsep ini tidak berasal dari departemen IT. Dengan kata lain, ini adalah inisiatif bisnis yang dipandang oleh manajemen perusahaan sebagai peluang untuk meningkatkan produktivitas. Di bagian ini, kita akan membicarakan produktivitas, serta keuntungan utama lainnya dari BYOT.
BYOT dan Produktivitas Masuk akal jika karyawan bisa lebih produktif ketika pekerjaan mudah diakses dari perangkat yang mereka sukai. Bagian dari ini bisa disebabkan oleh kemudahan penggunaan tablet dan smartphone – mungkin alasan mengapa mereka begitu populer sejak awal. Ini juga harus diterjemahkan ke dalam lebih sedikit panggilan dukungan ke meja bantuan, meningkatkan produktivitas secara keseluruhan.
Perangkat Anda, Masalah Anda Apakah karyawan membeli perangkat mereka sendiri atau menerima tunjangan perusahaan, sebagian besar ahli BYOT setuju bahwa kepemilikan tidak hanya meningkatkan perasaan karyawan terhadap perangkat mereka tetapi juga cara mereka memperlakukannya. Bagaimanapun juga, ini adalah perangkat yang dipilih dan disukai oleh karyawan – dan yang juga akan mereka gunakan sebagai perangkat pribadi. Tetapi bahkan jika karyawan memilih untuk memperlakukan perangkat ini sebagai properti perusahaan, perusahaan dapat memilih untuk mengalihkan sebagian tanggung jawab kerusakan kepada karyawan mereka. Ini adalah sesuatu yang harus diatur dalam kebijakan BYOT perusahaan.
**Karyawan yang Bahagia, Retensi
